ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ BUDOWLANĄ: PRZECHOWYWANIE I UTRZYMANIE PORZĄDKU
Dokumentacja budowlana jest jednym z kluczowych elementów dla każdej inwestycji. Przechowywanie i utrzymanie porządku dokumentów budowlanych jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również może stanowić klucz do sukcesu projektu. W tym artykule przedstawimy kilka ważnych kwestii związanych z zarządzaniem dokumentacją budowlaną.
1. WYMAGANIA PRAWNE
Przechowywanie dokumentacji budowlanej jest obowiązkiem inwestora, wykonawcy, inspektora nadzoru oraz właściciela budynku. Wymogi prawne określają, jakie dokumenty powinny być przechowywane oraz przez jaki okres czasu. W Polsce dokumentacja powinna być przechowywana przez okres 50 lat.
Ważne dokumenty budowlane to:
– Projekt budowlany
– Decyzja o pozwoleniu na budowę
– Protokoły odbioru robót
– Książka obiektu
– Dokumentacja geotechniczna
2. PRZECHOWYWANIE I UTZRYMYWANIE PORZĄDKU DOKUMENTÓW BUDOWLANYCH
Przechowywanie dokumentów budowlanych to tylko połowa sukcesu. Ważne jest również utrzymanie porządku wśród dokumentacji. Dzięki temu, uzyskanie potrzebnej informacji z dokumentów np. dla inspektora nadzoru czy wykonawcy, staje się łatwiejsze i szybsze.
Jak utrzymać porządek w dokumentacji budowlanej:
– Zdefiniuj archiwum dokumentów – kto będzie miał dostęp i jakie dokumenty będą przechowywane; wyróżnij dokumenty pierwotne i kopie
– Wykorzystaj odpowiednie oznaczenia dokumentów – etykiety, numery, kolory, aby w jednym archiwum móc łatwo odnaleźć potrzebne dokumenty
– Regularnie sortuj dokumenty – np. co roku wyrzucaj stare dokumenty, długoterminowo przechowuj dokumenty wymagane przez prawo
– Przechowuj dokumenty w bezpiecznych miejscach – zabezpiecz przed uszkodzeniami, pożarem, kradzieżą
3. KORZYSTANIE Z ELEKTRONICZNYCH SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ
W dzisiejszych czasach, kiedy wiele dokumentów przechowywanych jest w formie elektronicznej, warto rozważyć wykorzystanie odpowiednich systemów zarządzania dokumentacją. Pozwalają one na szybkie i łatwe odnalezienie potrzebnych dokumentów, oraz umożliwiają prowadzenie dokumentacji na bieżąco.
Zalety korzystania z systemów zarządzania dokumentacją:
– Możliwość dostępu do dokumentów z różnych urządzeń i lokalizacji
– Łatwe wyszukiwanie dokumentów przy użyciu określonych słów kluczowych
– Zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji
– Możliwość łatwej współpracy i udostępniania dokumentów innym użytkownikom
4. WYCENA I PRZEGLĄD DOKUMENTACJI BUDOWLANEJ
Dokumentacja budowlana ma również wartość finansową. Wycena dokumentów to proces określenia wartości przechowywanej dokumentacji. Przegląd dokumentacji to natomiast proces zabezpieczenia się przed utratą lub zniszczeniem ważnych dokumentów.
W przypadku wyceny lub przeglądu dokumentacji warto skorzystać z usług specjalistów w tej dziedzinie, którzy pomogą ustalić wartość dokumentów, oraz zidentyfikować potrzebę utworzenia dodatkowych kopii czy zabezpieczeń.
5. PODSUMOWANIE
Prowadzenie porządku w dokumentacji budowlanej to kluczowy element dobrej organizacji prac na budowie oraz do prowadzenia działalności biznesowej w sposób legalny. Dlatego warto skorzystać z powyższych wskazówek, aby zapewnić właściwe przechowywanie i utrzymanie porządku w dokumentacji budowlanej.
Najnowsze komentarze